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Conseil pour éviter les transfert en cascade.


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4 réponses à ce sujet

#1 seedaumas

seedaumas

    Zimbra Jedi

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Posté 19 avril 2019 - 08:56

Bonjour à tous,

J'ai un problème pour supprimer de vieilles habitudes dans nos bureaux.
Mes collègues sont des "addicts" du transfert de mail entre eux au cas où ça concernerait le collègue d'en face ou a coté de lui.

Pour schématiser :

Nous aurons les protagonistes suivants
  • La secrétaire
  • L'architecte
  • Le BET
  • Le groupe "intérieur" composé de (Lionel, Michel et Cédric)
  • Le groupe "extérieur" composé de (Jl, Bastien et Jérémy)
Alors essayer de suivre car c'est assez compliqué... :P
  • Secrétaire envoie un mail à architecte en cc BET
  • BET transfère le mail à Architecte et en cc Secrétaire
  • Secrétaire se trompe et transfère le transfert à extérieur
  • Jl transfère le transfert à intérieur
  • Jérémy transfère le transfert à intérieur
  • Et Bastien ne devrait pas tarder à faire de même ...
On peut vite créer un boucle sans fin vous imaginez le tête du mail de base avec toutes les signatures qui se rajoutent.

Donc avant de me lancer dans une solution comme ça, je souhaiterais savoir si dans vos entreprises respectives vous avez mis en place des protocoles et solution pour éviter le "jeux du flipper"?

Cordialement,
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#2 Zimbra Guy

Zimbra Guy

    Zimbra Jedi

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Posté 22 avril 2019 - 14:43

Bonjour,

j'ai envie de dire que ce n'est pas à toi de pallier via des procédures ou des protocoles les erreurs humaines.
Après dans certains cas où il y aune erreur, au lieu de faire des transferts tu peux favoriser les redirections.
  Mais sinon, à part le fait que les correspondants devraient signaler à l'expéditeur de refaire son envoi à la ou les
bonnes personnes, je ne vois rien d'autres à faire.

  A+
Guy Carré, professionel certifié Zimbra, Contributeur Zimbra
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#3 Klug

Klug

    Zimbra Jedi

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Posté 22 avril 2019 - 17:46

A mon avis, le problème, au delà de l'humain, c'est l'outil.

Un CRM ou outil de gestion de support (tickets), ce serait beaucoup plus adapté là encore.
Un outil web (tant qu'à faire) avec un L1 (la secrétaire) qui aiguille les tickets (mais peut se tromper), tout le monde peut suivre qui a fait/échangé quoi avec le client, interconnecté au mail (ajout des réponses au ticket), etc etc etc

#4 seedaumas

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    Zimbra Jedi

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Posté 23 avril 2019 - 07:00

Voir le messageZimbra Guy, le 22 avril 2019 - 14:43, dit :

Bonjour,

j'ai envie de dire que ce n'est pas à toi de pallier via des procédures ou des protocoles les erreurs humaines.
Après dans certains cas où il y aune erreur, au lieu de faire des transferts tu peux favoriser les redirections.
  Mais sinon, à part le fait que les correspondants devraient signaler à l'expéditeur de refaire son envoi à la ou les
bonnes personnes, je ne vois rien d'autres à faire.

  A+

Je n'ai pas la prétention de stopper l'erreur humaine... sinon ça nous ferais beaucoup de travail en moins non? :D

Non plus sérieusement c'est pour éviter de se retrouver avec des messages illisibles tant il y a des signatures de gens qui ont transféré..

Voir le messageKlug, le 22 avril 2019 - 17:46, dit :

A mon avis, le problème, au delà de l'humain, c'est l'outil.

Un CRM ou outil de gestion de support (tickets), ce serait beaucoup plus adapté là encore.
Un outil web (tant qu'à faire) avec un L1 (la secrétaire) qui aiguille les tickets (mais peut se tromper), tout le monde peut suivre qui a fait/échangé quoi avec le client, interconnecté au mail (ajout des réponses au ticket), etc etc etc

Je comprends tout à fait ta proposition, mais dans mon cas ce ne sont pas des demandes de support ce sont des mails pour la facturation à l'avancement d'un chantier ou le plus souvent les compte rendu de réunion de chantier qui voyage à gauche à droite via des transferts. Après je suis en pleine réflexion de mise en place d'un outils de GED avec la création de workflow ...etc

Donc je pensais plus créer des BAL généraliste par service "Intérieur", "extérieur"... et plutôt de jouer du copier coller  et que chacun aille se servir dans cette boite en fonction des sujets qui le concerne.
Voyez vous un effet de bord à ça?
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#5 Klug

Klug

    Zimbra Jedi

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Posté 23 avril 2019 - 18:27

C'est un CRM dont tu parles, pas d'une GED.
La facturation, le suivi des chantiers, etc




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